Ajopaivkirja pohja Excel — opas joka kestaa verotarkastuksen

JM Juha Makinen 28. tammikuuta 2026 Lukuaika: n. 15 min 4 150 sanaa

Asiakkaani soitti tiistai-iltana kello 19:14. Muistan kellonajan koska katsoin sita ihmeissani — han ei ollut koskaan soittanut tyoajan ulkopuolella. Verohallinto oli lahettanyt selvityspyynton. He halusivat nahda kolmen vuoden ajopaivakirjat, koska yrityksen autokulut olivat "poikkeuksellisen korkeat suhteessa liikevaihtoon".

Hanella ei ollut ajopaivakirjaa. Ei paperilla, ei Excelissa, ei missaan.

Se oli kesakuussa 2021. Lahes kaksi vuotta kesti ennen kuin asia ratkesi — ja siina valissa verottaja hyläsi 14 600 euron arvosta autokuluvahennyksia. Olen kirjanpitaja, ja tuo tapaus opetti minulle enemmän ajopaivakirjan merkityksesta kuin kymmenen vuotta koulutuksia. Nyt, 14 vuotta alalla, en paasta yhtaan yrittajaasiakasta ilman toimivaa ajopaivakirjaa. Ja Excel on edelleen paras tapa tehda se — kunhan teet sen oikein.

Tama opas kayttaa hyvaksi kaikkea mita olen oppinut, myos niita keskusteluja verotarkastajien kanssa joihin ei koskaan haluaisi joutua.

Jos haluat valmiin ratkaisun heti kayttoon, olen suositellut asiakkailleni viimeiset pari vuotta tata ammattimaista ajopaivakirjapohjaa — siina on automaattinen kilometrilaskenta, matkamittarivalidointi, kuukausikatsaus ja vuosiyhteenveto. Tayttaa verottajan vaatimukset sellaisenaan.

Mika on ajopaivkirja ja milloin se on pakollinen?

Ajopaivkirja on asiakirja johon kirjataan jokainen ajoneuvoilla tehty matka — paivamäärä, reitti, kilometrit, tarkoitus ja matkamittarilukema. Se erottaa tyoajot yksityisajoista, mika on verotuksen kannalta ratkaisevaa.

Monet yrittajat ajattelevat etta "kyllähan mina muistan ajaneeni sinne ja tanne". Verotarkastuksessa muistikuvat eivat kelpaa. Verotarkastaja haluaa nahda numerot.

Tyoajo

Asiakaskaynti, toimipisteiden valinen ajo, tavarankuljetus, messumatka. Vahennyskelpoinen verotuksessa. Dokumentoitava ajopaivakirjaan.

Yksityisajo

Kodin ja tyopaikan valinen matka, kauppareissu, lomamatkа. Ei vahennyskelpoinen. Silti merkittava ajopaivakirjaan jotta suhde on todennettavissa.

Milloin ajopaivkirja on pakollinen?

Kasittelen tama kysymys viikottain asiakkaiden kanssa. Lyhyt vastaus: aina kun autokuluilla on tekemista verotuksen kanssa.

Toiminimiyrittaja

Jos vahennät auton tyokayttoa verotuksessa — joko todellisten kulujen tai kilometrikorvauksen kautta (Lomake 5) — ajopaivakirja on valttamaton. Ilman sita verottaja hylkaa vahennykset.

Osakeyhtio (Oy)

Yrityksen omistama auto: ajopaivakirja todistaa etta autoa kaytetaan yksinomaan liiketoimintaan. Pienikin yksityiskaytta ilman dokumentointia poistaa ALV-vahennysoikeuden koko autosta.

Tyosuhdeauto / autoetu

Tyontekija jolla on vapaa autoetu tai autoetukaytto: ajopaivakirja voi alentaa autoedun verotusarvoa todellisten yksityiskilometrien perusteella. Yli 30 000 km vuodessa? Silloin se on lahes aina kannattavaa.

Nain ajopaivkirja nayttaa Excelissa

Olen nahnyt ajopaivakirjoja jotka ovat yksi pitkä lista ilman minkäänlaista rakennetta. Toisessa aarimmässä makropohjaisia monstrositeeteja jotka kaatuvat aina kun tiedoston avaa. Toimiva pohja on jotain siltä väliltä.

ABCDEFGH
1AJOPAIVKIRJA 2026
2PvmLahtoMaaraTarkoitusMittari alkuMittari loppuKmTyyppi
35.1.OuluRaaheAsiakaskaynti Oy Ab45 23045 31282T
45.1.RaaheOuluPaluu toimistolle45 31245 39482T
56.1.KotiPrismaRuokaostokset45 39445 4017Y
67.1.OuluKempeleTilitoimisto palaveri45 40145 41918T
78.1.OuluMuhosVarastotarkastus45 41945 45738T
START
Asetukset
Ajopaivkirja
Kuukausikatsaus
Vuosiyhteenveto
Kojelauta

Vihrealla merkityt rivit ovat tyoajoja (T), oranssilla yksityisajoja (Y). Sarake G lasketaan automaattisesti matkamittarilukemien erotuksena.

Tyypillinen matka ajopaivakirjassa nayttaa talta:

T
Oulu — Raahe Asiakaskaynti Oy Ab
5.1.2026 | Mittari: 45 230 — 45 312
82 km

Matkamittarilukema — verottajan tarkistuspiste

Tama on se kohta jossa useimmat ilmaiset pohjat pettavat. Verohallinto vaatii matkamittarilukeman jokaisen matkan alussa ja lopussa. Lukemien pitaa olla jatkuvia — edellisen matkan loppulukema on seuraavan alkulukema. Jos ketjussa on aukko, verottaja kyseenalaistaa koko ajopaivakirjan.

Alkulukema
45 230
→
82 km
Loppulukema
45 312

Rakenna oma pohja — vaihe vaiheelta

Ensimmaisen oman pohjani tein 2014. Se oli aika karu — yksi valilehti, ei kaavoja, ei yhteenvetoja. Tassa on mita olisin tehnyt toisin jos aloittaisin nyt.

  1. Perusrakenne: 6 valilehtea

    Luo valilehdet: START (ohjeet), Asetukset (yritystiedot, ajoneuvotiedot, km-korvaus), Ajopaivkirja (paalista), Kuukausikatsaus, Vuosiyhteenveto ja Kojelauta. Asetuksiin tulee ajoneuvon rekisterinumero, km-korvauksen maara (0,55 EUR/km 2026) ja omistaja.

  2. Sarakerakenne ajopaivkirjaan

    A = Pvm, B = Lahto, C = Määränpää, D = Tarkoitus, E = Mittari alku, F = Mittari loppu, G = Km (kaava), H = Tyyppi (T/Y). Kapasiteetti: 200 matkaa per vuosi riittaa useimmille.

    fx
    =JOS(TAI(E3="";F3="");"";F3-E3)

    Kilometrit (G3): Loppulukema miinus alkulukema. JOS valttaa virheet tyhjilla riveilla.

  3. Matkamittarin validointi

    Tama on kriittinen. Lisaa ehdollinen muotoilu joka tarkistaa etta edellisen matkan loppulukema = seuraavan alkulukema. Jos ne eivat tasmaa, rivi merkataan punaiseksi. Olen nahnyt verotarkastuksessa kuinka yksi aukko matkamittarissa johti koko kuukauden haastamiseen.

    fx
    =JOS(F3<>E4;"VIRHE: Mittariaukko";"")

    Validoi etta edellisen matkan loppulukema vastaa seuraavan alkulukemaa.

  4. Kuukausikatsaus

    Laske kuukausikohtaisesti: tyokilometrit, yksityiskilometrit, kokonaiskilometrit ja tyokayttoprosentti. Toiminimella tama prosentti ratkaisee vahennystavan.

    Vinkki

    Jos tyokayttoprosentti on yli 50 %, auto on liikeomaisuutta ja kaikki kulut ovat vahennyskelpoisia. Alle 50 % = yksityisomaisuutta ja vahennys tehdaan kilometrikorvauksen kautta. Tama on iso ero verotuksessa.

  5. Vuosiyhteenveto ja kojelauta

    Vuosiyhteenveto kokoaa kaikki kuukaudet: kokonaiskilometrit, tyoajo-%, kilometrikorvaus euroina ja vertailu edelliseen vuoteen. Kojelauta nayttaa keskeiset luvut yhdella silmayksella — tama on se sivu jonka avaat kun verottaja soittaa.

Kaavat: kilometrit, korvaukset ja yhteenvedot

Ajopaivakirjan kaavat ovat yksinkertaisempia kuin tyoajanseurannassa — ei tarvitse kamppailla aikamuotojen kanssa. Mutta muutama ansa on silti.

fx
=JOS(TAI(E3="";F3="");"";F3-E3)

Kilometrit per matka. Loppulukema miinus alkulukema.

fx
=SUMMA.JOS(H:H;"T";G:G)

Tyokilometrit yhteensä. Laskee vain rivit joissa tyyppi = "T".

fx
=SUMMA.JOS(H:H;"T";G:G)*Asetukset!$B$5

Kilometrikorvaus euroina. Tyokilometrit kertaa km-korvaus (0,55 EUR haetaan Asetuksista).

fx
=SUMMA.JOS(H:H;"T";G:G)/SUMMA(G:G)*100

Tyokayttoprosentti. Ratkaiseva luku toiminimella: yli 50 % = liikeomaisuus.

fx
=JOS(JA(F3<>"";E4<>"");JOS(F3<>E4;"AUKKO";"OK");"")

Matkamittarin jatkuvuustarkistus. "AUKKO" tarkoittaa etta lukemissa on katkos — korjaa heti.

Esimerkki: vuoden kilometrikorvaus
0 km 15 000 km tyoajoa 23 000 km (kokonais)
8 250 EUR verovahennys (15 000 km x 0,55 EUR)
Yleinen ansa: mittarilukemien puuttuminen

Jos kaytat GPS-sovellusta rinnalla, mittarilukemia ei silti voi jattaa pois. Verohallinto haluaa nahda molemmat — sekä reitin etta matkamittarin. Olen nahnyt tapauksen jossa GPS-tiedot hyvaksyttiin mutta vahennys hylattiin koska matkamittarilukemaa ei ollut.

Yleisimmat virheet (ja miten valtat ne)

Virhe 1: Aukot matkamittarissa

Edellisen matkan loppulukema pitaa olla seuraavan alkulukema. Aina. Jos valista puuttuu 200 kilometria, verottaja kysyy: "Missa ajoit?" Ja vastaus "en muista" ei kelpaa. Validointikaava on välttämätön.

Virhe 2: Yksityisajojen kirjaamatta jattaminen

Tama on yleisin ja kallein virhe. Jos kirjaat vain tyoajot, verottaja laskee kokonaiskilometrit matkamittarista ja huomaa etta puolet puuttuu. Silloin koko ajopaivkirja kyseenalaistetaan. Kirjaa myos yksityisajot — edes paapiirteittain.

Virhe 3: Epamaarainen tarkoitus

"Tyoajo" ei ole riittava kuvaus. "Asiakaskaynti Yritys Oy, Tampere" on. Mita tarkemmin kuvaat matkan tarkoituksen, sita vahvemmin se kestaa verotarkastuksen. Olen nahnyt tapauksia joissa vahennnyksia hylattiin pelkastaan siksi etta "tarkoitus" -kentta oli liian ylimalkainen.

Virhe 4: Taytto jalkikateen

Tiedamme molemmat etta joku tayttaa ajopaivkirjan veroilmoituksen yhteydessa maaliskuussa. Verottaja tietaa sen myos. Liian tasaiset kilometrit, pyoreat luvut ja johdonmukaisen epajohdonmukaiset aukot paljastavat jalkikateen tehtyä ajopaivkirjan. Tayta reaaliajassa — tai ainakin viikottain.

Virhe 5: Väärä km-korvaus

Vuonna 2026 korvaus laski 0,59:sta 0,55:een per kilometri. Jos kaytat viime vuoden lukua, verotus menee väärin. Paivita Asetukset-valilehti heti vuoden alussa. Pieniä asia, mutta se yllattaa joka vuosi jonkun asiakkaistani.

Tarkistuslista ja vertailu

OminaisuusOma pikapohjaAmmattimainen pohja
Perustiedot per matkaKyllaKylla
MatkamittarivalidointiEiAutomaattinen
Tyoajo/yksityisajo-erotteluManuaalinenAutomaattinen
KilometrikorvauslaskentaEi0,55 EUR/km
KuukausikatsausEiKaaviot
VuosiyhteenvetoEiKylla
KojelautaEiKPI:t
200 matkaa/vuosiRajoittamaton200
Rakennusaika8-12 tuntia0 (lataa valmiina)

Kokemus on opettanut etta ajopaivakirjan rakentaminen alusta on taydellinen tapa oppia — mutta kun verottaja odottaa, nopeampi reitti on ladattava valmis pohja jossa validoinnit ja laskelmat on jo testattu.

Lataa pohja

Kayttokohteet

Toiminimiyrittajat

Yleisin kayttotapaus. Omalla autolla tehtyjen tyomatkojen vahentaminen Lomake 5:lla vaatii ajopaivakirjan. Kilometrikorvaus 0,55 EUR/km 2026.

Pienyritysten autokalusto

Oy:n omistama auto: ajopaivakirja todistaa liikekayton ja turvaa ALV-vahennyksen. Ilman sita koko auton ALV voidaan periä takaisin.

Rakennusala ja logistiikka

Useat tyokohteet paivassa, pitkät ajot, peravaunu. Korotettu kilometrikorvaus (0,64 EUR) vaatii merkinnän perävaun kaytosta.

Myyntiedustajat

Kymmenittain asiakaskaynnit viikossa. Ajopaivakirja toimii samalla matkalaskun liitteena ja auttaa reittioptimointia.

Tyosuhdeautoedun saajat

Vapaan autoedun verotusarvo perustuu yksityiskilometreihin. Ajopaivakirja voi laskea verotettavaa etua merkittavasti.

Maatalousyrittajat

Tilakäynnit, elainklinikkamatkat, koneiden kuljetukset. Metsaautoteilla lisakorvaus 0,12 EUR/km — edellyttaa merkintaa ajopaivakirjaan.

Verottajan vaatimukset

Verohallinto ei ole erityisen joustava ajopaivakirjan suhteen. Joko se on kunnossa tai vahennyksia ei hyvaksyta. Harmaata aluetta ei käytannossa ole.

§

Verohallinnon ohjeet — Ajopaivakirjan sisalto

Ajopaivakirjaan on merkittava: paivamäärä, matkan lahtopaikka ja maaranpaa, reitti tarvittaessa, matkamittarin lukema matkan alkaessa ja paattyessa, matkan pituus kilometreinä, matkan tarkoitus seka ajoneuvon kayttaja. Vuoden kokonaiskilometrit on esitettava eriteltyina tyo- ja yksityisajoihin.

Lahde: Verohallinto, vero.fi

§

Kilometrikorvaus 2026

Verovapaa kilometrikorvaus omalla autolla tehdyista tyomatkoista on 0,55 euroa per kilometri vuonna 2026. Peravaunun kayttö nostaa korvauksen 0,64 euroon. Metsaautoteilla ja suljetuilla tyomailla lisa on 0,12 euroa per kilometri. Tyonantaja voi paattaa omista korvauksistaan.

Lahde: Verohallinto, paatos verovapaista matkakustannusten korvauksista 2026

§

Sailytysvelvollisuus — 6 vuotta

Ajopaivakirja on sailytettava vahintaan kuusi vuotta tilikauden paattymisesta. Vuoden 2026 ajopaivakirja on siis sailytettava vuoden 2032 loppuun. Verohallinto voi pyytaa sita nahtavaksi verotarkastuksen yhteydessa — ja kaytan-nonssa aina pyytaakin.

Lahde: Kirjanpitolaki (1336/1997) 2 luku 10 §

Kilometrikorvaukset 2026 — yhteenveto
Oma auto, peruskorvaus
0,55 EUR/km
Peravaunu kiinnitettyna
0,64 EUR/km
Metsaautotie / suljettu tyomaa
+0,12 EUR/km
Matkustaja autossa
+0,04 EUR/km
Kotimaan kokopaivaraha
54 EUR/pv
Kotimaan osapaivaraha
25 EUR/pv

Pohja jota itse suosittelen

Olen kokeillut kymmenia ajopaivakirjapohjia — ilmaisia, maksullisia, sovelluksia. Useimmissa puuttuu matkamittarivalidointi, kuukausikatsaus tai molemmat. Asiakkailleni suosittelen pohjaa joka hoitaa kaiken kerralla.

Siinä on 6 valilehtea: perusteellinen ajopaivakirja 200 matkan kapasiteetilla, automaattinen kilometrilaskenta matkamittarilukemista, kuukausikatsaus kaavioilla, vuosiyhteenveto veroraporttia varten ja kojelauta jossa naet tyokayttoprosentin yhdella vilkaisulla.

6 valilehtea 200 matkaa/vuosi Mittarivalidointi Km-korvauslaskenta Kuukausikatsaus Vuosiyhteenveto Kojelauta Ei VBA/makroa Excel 2016+

Toimii Teamsissa, SharePointissa ja paikallisesti. Olen suositellut sita yli 20 asiakkaalle ja kukaan ei ole joutunut ongelmiin verotarkastuksessa sen jalkeen.

Lataa ajopaivakirjapohja

Usein kysytyt kysymykset

Mita ajopaivakirjan pitaa sisaltaa Verohallinnon mukaan?
Verohallinto edellyttaa seuraavat tiedot jokaisesta matkasta: paivamäärä, matkan aloitus- ja lopetusaika, lahtopaikka ja maaranpaa, reitti tarvittaessa, matkamittarin lukema alussa ja lopussa, ajettu matka kilometreinä, matkan tarkoitus seka ajoneuvon kayttaja. Lisaksi vuoden kokonaiskilometrit on esitettava.
Onko ajopaivakirja pakollinen?
Ajopaivkirja on pakollinen kun yritys haluaa vahentaa auton kulut verotuksessa, kun tyontekijalla on tyosuhdeauto ja autoetu, kun toiminimiyritdtaja vahentaa auton tyokayttoa, tai kun halutaan todistaa tyo- ja yksityisajojen suhde. Ilman ajopaivkirjaa Verohallinto voi hylata vahennykset kokonaan.
Mika on kilometrikorvaus vuonna 2026?
Vuonna 2026 Verohallinnon verovapaa kilometrikorvaus on 0,55 euroa per kilometri (laski 0,59:sta vuonna 2025). Peravaunu nostaa korvauksen 0,64 euroon. Metsaautoteilla ja suljetuilla tyomailla lisa on 0,12 euroa per kilometri.
Kuinka kauan ajopaivakirjaa pitaa sailyttaa?
Ajopaivakirja on sailytettava vahintaan kuusi vuotta tilikauden paattymisesta. Kaytannossa tama tarkoittaa etta vuoden 2026 ajopaivakirja on sailytettava vuoden 2032 loppuun asti. Verohallinto voi pyytaa sita nahtavaksi verotarkastuksen yhteydessa.
Voiko ajopaivakirjaa pitaa Excelissa?
Kylla. Verohallinto hyvaksyy ajopaivakirjan paperilla, Excelissa tai sahkoisessa sovelluksessa. Muotovaatimuksia ei ole — tarkeinta on etta kaikki vaaditut tiedot loytyvat ja kirjanpito on selkeaa.
Miten toiminimiyrittajan ajopaivakirja eroaa osakeyhtiopsta?
Toiminimiyrittajalla auton kulujen vahennys riippuu tyokayttoprosentista. Jos yli 50 % kilometreista on yksityisajoa, auto on yksityisomaisuutta ja vahennys tehdaan kilometrikorvauksen kautta (Lomake 5). Osakeyhtipssa yrityksen omistama auto vaatii taydellisen ajopaivakirjan — pienikin yksityiskaytta ilman kirjanpitoa poistaa ALV-vahennysoikeuden.
Mita tapahtuu jos ajopaivakirjaa ei ole?
Ilman ajopaivakirjaa Verohallinto voi hylata kaikki autoon liittyvat vahennykset verotuksessa. Tyosuhdeautossa autoedun verotusarvo lasketaan taysimaaraisena. Toiminimella vahennykset evataan kokonaan. Verotarkastuksessa puuttuva ajopaivakirja johtaa lahes aina maksuunpanoon.
JM

Juha Makinen

Kirjanpitaja, Oulu

Olen tyoskennellyt kirjanpitajana 14 vuotta, joista viimeiset yhdeksan tilitoimistossa Oulussa. Asiakkaitani ovat paaasiassa pienyritykset ja toiminimiyrittajat Pohjois-Suomessa. Ajan itse noin 35 000 kilometria vuodessa asiakkaiden valilla — ja kylla, pidan ajopaivakirjaa jokaisesta matkasta. Se on ammatillinen kunnia-asia.

Lahteet ja viittaukset

  1. Kilometrikorvaus ja paivaraha — Verohallinto — vero.fi
  2. Ajopaivakirjan vaatimukset — Driversnote — driversnote.fi
  3. Kilometrikorvaukset 2026 — Veronmaksajain Keskusliitto — veronmaksajat.fi
  4. Ajopaivakirja — eTasku — etasku.fi
  5. Kirjanpitolaki (1336/1997) — finlex.fi